Her sanat eseri üretim tekniği, kullanılan malzeme ve estetik özellikleriyle biriciktir. Üretildiği dönemin özelliklerini yansıtır ve bu özelliği ile belge değeri taşır. Sanat eserleri doğal tehlikeler, vandalizm, eskime vb. nedenlerle tehdit altındadır. Bu nedenle eserde yer alan verilerin kaybolması durumunda gelecek nesillere aktarılması için detaylı belgeleme yapılmalıdır.
Sanat eserlerinin sahteleriyle değiştirilmesi veya çalınması riskine karşı tüm detayların belgelenmesi gereklidir. Aynı zamanda detaylı bir belgeleme çalışması, bilimsel araştırmacılara sanatçının üretim tekniği ve malzeme tercihi hakkında bilgi sağlamak için de elzemdir. Sanat tarihi açısından eserin üretim detaylarını, izlerini ve farklı katmanlarını anlamak bize eserin hikayesi hakkında daha fazla veri sağlar.
Sanat eserleri üzerinde konservasyon çalışmaları da yapılmaktadır. Konservasyon çalışmaları öncesinde detaylı bir belgeleme çalışması yapılarak eserin bozulma durumu ve malzemenin özellikleri tespit edilir. Örneğin temizlik aşamasına başlamadan önce bir tablonun yüzeyinde vernik ya da rötuşlu alanlar olup olmadığının bilinmesi gerekir. Bunu anlamak için UV ışığı altında çekilen bir fotoğraf ile belgeleme yapılmalıdır (Resim 1). Bu nedenle belgeleme ve teşhis aşamalarında konservasyon öncesinde hangi soruna müdahale edileceği belirlenir.
Resim 1. Görünür Işık ve UV Işığı ile Fotoğraflanan Vernikli Yüzey.
Konservasyon çalışmaları öncesinde mümkün olduğunca çok veri toplayarak bir belgeleme süreci yürütmek, eseri ve konservatörleri herhangi bir yanlış anlamadan korumak için gereklidir. Sanat eserlerine yapılan müdahaleler sonrasında bazen öncesi ve sonrası görüntüler arasında önemli farklılıklar oluşabiliyor. Bu farklılıklara neden olan faktörleri tespit edebilmek için farklı dalga boylarında çekilmiş detaylı, yüksek çözünürlüklü öncesi ve sonrası fotoğraflara ihtiyacımız var.
Ancak belgeleme aşaması sadece konservasyon sürecinin ilk aşamasında gerçekleştirilmez. Bunun yerine, arşivleri güncel tutmak ve sanat eserini takip etmek için daha fazla veri toplanması gerektiğinden, projenin diğer aşamalarında da devam etmelidir. Koruma sürecinin herhangi bir aşamasında, belgeleme çalışmalarına önemli bir ihtiyaç vardır.
Belgeleme çalışmalarında hazırlanan fotoğraf, çizim, rapor gibi tüm veriler yedeklenmeli ve dijital arşivlerde saklanmalıdır. Fotoğrafların hangi ışık değerlerinde ve hangi filtrelerle çekildiği not edilmelidir. Forenscope yazılımı, kullanıcılarına çeşitli dalga boyları ve filtrelerle çekilen görüntülerde hangi filtre-ışık kombinasyonunun kullanıldığını otomatik olarak ekleme seçeneği sunmakta, böylece kullanıcılarına büyük kolaylık sağlamaktadır.