Cada obra de arte es única por su técnica de producción, sus materiales y sus características estéticas. Refleja la época en la que se creó y, por ello, tiene valor documental. Las obras están expuestas a riesgos naturales, vandalismo y envejecimiento, entre otras amenazas. Una documentación detallada permite transmitir a generaciones futuras la información que contienen, incluso si se pierden.
También es necesario documentar todos sus detalles frente al riesgo de robo o sustitución por falsificaciones. Este trabajo proporciona a los investigadores información sobre las técnicas y preferencias materiales del artista. Comprender las huellas del proceso creativo y las distintas capas aporta datos sobre la historia de la obra.
Antes de intervenir en la conservación se documentan el deterioro y las propiedades de los materiales. Por ejemplo, antes de limpiar una pintura hay que conocer la presencia de barnices o retoques en su superficie. Para ello puede utilizarse fotografía bajo luz ultravioleta. Así, las fases de documentación y diagnóstico ayudan a determinar qué problemas abordar antes de intervenir.
Recoger la mayor cantidad posible de datos antes de la conservación protege tanto la obra como a los conservadores frente a malentendidos. Tras una intervención pueden aparecer diferencias importantes entre el aspecto anterior y posterior. Para identificar sus causas se necesitan fotografías detalladas de alta resolución tomadas antes y después con distintas longitudes de onda.
La documentación no se limita al inicio del proceso: debe continuar durante las demás etapas para mantener los archivos actualizados y seguir la evolución de la obra. Es necesaria en cualquier fase de la conservación.
Las fotografías, los dibujos y los informes deben guardarse en archivos digitales con copias de seguridad. Es importante registrar las condiciones de iluminación y los filtros empleados. El software de ForenScope permite añadir automáticamente a las imágenes la combinación de luz y filtro utilizada, facilitando esta tarea.
